Visit Espoon maksuttomat palvelut kongressijärjestäjille
Teemme Visit Espoossa tiivistä yhteistyötä tiedeyhteisöjen, paikallisen matkailuelinkeinon, Espoon kaupungin ja eri viranomaisten kanssa rakentaaksemme Espoosta mahdollisimman houkuttelevan kotikaupungin kansainvälisille kongresseille.
Tärkeä osa työtämme on maksuttomien kongressipalveluiden tarjoaminen. Autamme kongressin ennakkosuunnittelussa ja itse hakuprosessissa sekä tarjoamme markkinointiapua ja neuvomme mm. kongressiavustuksissa.
Lue alta tarkemmin palveluistamme.
Kongressin ennakkosuunnittelu ja hakuprosessi
Meillä Visit Espoon kongressipalveluissa on pitkä kokemus kansainvälisten järjestökongressien hakemisesta ja suunnittelusta ja autamme sinua löytämään parhaat mahdolliset tilat ja yhteistyökumppanit onnistuneen kongressin toteuttamiseen Espoossa.
”Espoossa aiemmin kongresseja järjestäneitä kollegoja kannattaa myös haastatella ja autammekin mielellämme kartoittamaan potentiaalisia haastateltavia. Tutustu mm. Espoo Ambassadoreihimme, joilla on paljon kokemusta kongressien järjestämisestä. Toivomme, että sinäkin olet halukas jakamaan kokemuksiasi järjestäjänä tulevaisuudessa, kun uudet paikalliset isännät tarvitsevat samaa apua”, kannustaa Miikka Valo, Director, Conventions & Tourism, Visit Espoosta.
Kongressin ennakkosuunnittelun ja hakuprosessin aikaisia palveluitamme ovat:
- Apu ennakkosuunnittelussa ja tapahtuman kutsuprosessissa ns. bid -materiaalin kasaamisessa.
- Sopivan kokous- tai kongressipaikan, majoituksen ja juhlatilojen etsiminen sekä sovittaessa myös alustavat varaukset .
- Avustaminen oheis- ja seuralaisohjelmien ideoinnissa ja suunnittelussa.
- Avustaminen alustavan budjetin laadinnassa.
- Neuvonta kongressiavustusten hakemiseen (katso myös kohta TSV:n kongressiavustukset sivun lopusta).
- Avustaminen yritysyhteistyömallien rakentamisessa.
- Kokous- ja kongressipalvelutoimistojen (PCO) puolueeton kilpailuttaminen tarvittaessa .
PCO-toimiston käyttäminen helpottaa kongressin käytännön järjestelyissä jättäen sinulle aikaa keskittyä kongressiohjelman menestyksekkääseen toteuttamiseen. Tietoa Espoossa toimivista maksullisista kongressipalvelutoimistoista löydät tämän sivun lopusta.
Tutustumisvierailujen järjestäminen
Järjestämme mielellämme tutustumisvierailuja alueen kokoustaloihin, majoituskohteisiin ja illallispaikkoihin. Vierailuja voidaan järjestää jo siinä vaiheessa, kun pohditaan sopivia kongressin pitopaikkoja hakudokumentteja varten, tai kun kansainvälisen järjestön avainhenkilöt haluavat tutustua tiloihin haun ollessa käynnissä/myönteisen päätöksen tultua.
Visit Espoo järjestää kerran kuussa myös kaikille avoimia tutustumisvierailuja Espoon alueen kokouspalveluita tarjoaviin yrityksiin, kuten kokoushotelleihin, tapahtumataloihin ja ohjelmapalveluyrityksiin. Olet lämpimästi tervetullut mukaan myös näille kierroksille. Lue lisää tutustumiskierroksista.
Vieraanvaraisuudet
Kansainväliselle tieteelliselle konferenssille on mahdollista anoa Espoon kaupungin vieraanvaraisuutta. Osana Espoon kaupungin omistamaa markkinointiyhtiötä, Enter Espoo Oy:tä, me Visit Espoossa käsittelemme ja myönnämme vieraanvaraisuudet.
Vieraanvaraisuutta voi hakea esimerkiksi iltavastaanottona sisältäen kevyen ruokailun, osaksi kongressin virallista illallista tai vaikkapa tutustumisretkenä Espooseen, esimerkiksi saaristoristeilyn muodossa. Vieraanvaraisuuteen kuuluu myös Espoon kaupungin edustajan tervehdys vastaanotolla.
Hakemukset vieraanvaraisuuksista toimitetaan suoraan sähköisen hakulomakkeen kautta. Hakulomakkeelle täytetään tiedot kongressin järjestäjästä, sisällöstä ja vastuullisuustyöstä, sekä toivotusta kaupungin vieraanvaraisuuden muodosta. Lisätietoja voit kysyä: miikka.valo@espoo.fi.
Hakuajat
Kongressivieraanvaraisuuksien haku 2025 vuodelle on nyt umpeutunut. Hakemukset käsitellään joulukuussa 2024 ja päätöksistä tiedotetaan tammikuun 2025 aikana kaikille vieraanvaraisuutta hakeneille.
Vuosittain järjestetään vain yksi haku.
Kongressin aikana
Matkailuneuvontapiste
Meiltä on mahdollista myös pyytää matkailuneuvontapistettä itse kongressipaikalle – esimerkiksi kongressin ensimmäiseksi päiväksi tai koko kongressin ajaksi. Matkailuneuvontapisteeltä kongressiin osallistujat voivat käydä kysymässä vinkkejä paikallisista ravintoloista, nähtävyyksistä ja tekemisistä virallisen kongressiohjelman jälkeen.
Paras tapa on kuitenkin tarjota paikallisinfoa ja vinkkejä jo ennen Espooseen saapumista. Näin voimme yhdessä houkutella osallistujia tutustumaan Espooseen ja pidentämään viipymää Suomessa. Kongressin verkkosivuille toimitamme mielellämme tällaista Espoo-materiaalia.
Delegaattitutkimus ja osallistujapalautteen keruu
Yhteistyössä kongressijärjestäjien kanssa, Visit Espoo kerää tutkimustietoa Espoossa järjestettävistä kansainvälisistä järjestökongresseista hyödyntäen Visit Finlandin kongressiyksikön Finland Convention Bureaun delegaattikyselyä.
Kyselyn avulla kerätään tietoa osallistujien kokemuksista itse kongressista, tyytyväisyydestä Espooseen kongressikaupunkina ja Suomeen kongressimaana sekä osallistujien rahankäytöstä Suomessa. Nämä tiedot ovat erittäin tärkeitä niin meille kuin Visit Finlandille, mm. palveluiden kehittämisen näkökulmasta sekä kongressien taloudellisten vaikutusten laskemiseksi.
Mikäli olet kiinnostunut tutkimuksen toteuttamisesta omassa kongressissasi, niin olethan meihin yhteyksissä! Alta löydät myös suoran linkin tutkimuskyselyyn, jota voit vapaasti jakaa oman kongressisi osallistujille.
Delegate survey questionnaire (microsoft.com
Voit tutustua Espoon kongresseista kerättyihin delegaattien tähän astisiin vastauksiin Finland Congress Bureaun sivuilla.
Markkinoinnintuki ja markkinointimateriaalit
- Enter Espoo Oy:n/Visit Espoon media- ja kuvapankki on käytössäsi, kun tarvitset kuva tai videomateriaalia Espoosta tapahtumasi markkinointiin, Luethan käyttöehdot ja ohjeet huolellisesti ennen kuvien lataamista. Kuvapankin löydät osoitteesta enterespoo.contenthub.fi
- Kauttamme saat Espoo -esitteet ja kartat kongressivieraille. Voit tilata niitä matkailuneuvontamme kautta.
- Ilmoittamalla kongressistasi meille, saa tapahtuma näkyvyyttä Finland Convention Bureaun kansallisessa kongressikalenterissa sekä visitespoo.fi sivuilla.
- Tapauskohtaisesti voimme sopia myös markkinointitoimenpiteistä edeltävässä kongressissa.
Ota yhteyttä Visit Espoon asiantuntijoihin
Miikka
Valo
Paula
Lappalainen
Tutustu myös näihin palveluihin
Espoossa toimivat kongressi- ja kokouspalvelutoimistot (PCO)
Kun tarvitset ammattimaista apuja kongressien järjestämiseen ja/tai johtamiseen, nämä kongressipalvelutoimistot auttavat sinua Espoossa:
- Confedent International
- Kongressitoimisto Noste
- Kongressipalvelutoimisto Talo Events
- Next Travel
- The Travel Experience
Mikä PCO-toimisto oikeastaan on ja mitä se tekee?
Ammattimaiset konferenssijärjestäjät (PCO) ovat erikoistuneet kongressien, konferenssien, seminaarien ja vastaavien tapahtumien järjestämiseen ja johtamiseen. PCO-toimistot hoitavat kaikkia käytännön järjestämiseen liittyviä asioita, kuten kongressien rekisteröinti- ja maksuliikenteen, majoituskiintiöiden hallinnan tai kaupallisen näyttelyn koordinoinnin. Näin itse järjestäjä voi keskittyä tärkeimpään, eli kongressin tieteelliseen ohjelmaan. Useimmiten onkin järkevä ottaa PCO-toimisto hoitamaan ainakin osa käytännön järjestelyistä.
Me Visit Espoossa autamme mielellämme sinua PCO-toimistojen puolueettomassa kilpailuttamisessa.
TSV:n kongressiavustukset
Tieteelliselle kongresseille on mahdollista hakea rahallista avustusta Tieteellisten seurain valtuuskunnalta (TSV). Avustusta on mahdollista saada kansainvälisten tieteellisten järjestöjen toistuviin konferensseihin, joita suomalaiset omalla vuorollaan järjestävät Suomessa.
Valtionavustusta myönnetään ensisijaisesti ulkomaisten esitelmöitsijöiden matkakuluihin. Kansainvälisiä konferensseja varten voidaan lisäksi myöntää tukea tila-, sihteeristö- ja viestintäkuluihin. Lisätietoja avustuksista ja hakuajoista löytyy TSV:n sivuilta.