Asiakasrekisteri
Tietosuojaseloste
1. Rekisterin nimi
Enter Espoo Oy asiakasrekisteri
2. Rekisterin pitäjä
Enter Espoo Oy / Visit Espoo (Y-tunnus 1627645-8)
3. Rekisterin yhteyshenkilö
visit@espoo.fi
A Grid, Otakaari 5, 02150 Espoo
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin tarkoitus on pitää rekisteriä pääkaupunkiseudun yrityksistä, Espooseen houkuteltavista yrityksistä sekä Enter Espoo Oy:n yhteistyökumppaneista (yrityksistä, organisaatioista, yhteisöistä sekä yksityisistä henkilöistä) asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseksi, yrityspalvelun helpottamiseksi sekä hyödyllisen tiedon jakamiseksi.
Rekisterin tietoja käytetään Enter Espoo Oy:n tuottamien palveluiden laadun ja laajuuden varmistamiseksi sekä Espoon seudun yrittäjyysympäristöä parantavien uutisten levittämiseen, yrityspalveluita ja -tapahtumia koskevien viestien lähettämiseen sekä uusien yritysten houkuttelemiseen Espooseen. Lisäksi rekisteri tukee tutkimustoimintaa ja tilastointia.
Käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu ja/tai rekisteröidyn antama suostumus/sopimus.
5. Rekisterin tietosisältö (Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötieto-ryhmistä)
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän yhteistyökumppani-, sidosryhmä- ja asiakasyritysten yhteyshenkilöt, viran puolesta yhteistyökumppaniksi ja/tai potentiaaliseksi asiakkaaksi lukeutuvat sekä rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt.
Rekisteri voi sisältää rekisteröidyistä muun muassa seuraavia tietoja henkilö- ja organisaatiotietoja:
- nimi
- sähköposti ja puhelinnumero
- arvo
- organisaatio ja asema
- organisaation toimipaikkojen sijainti ja osoitetiedot
- organisaation y-tunnus ja liikevaihto
- profilointi- ja ryhmittelytiedot (esim. yrityksen toimiala ja postitusryhmät)
- www-osoitteet
- asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät olennaiset tiedot
- markkinointipalvelujen myyntiin liittyvät tiedot
- asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
- mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)
- edellä olevien tietojen muutostiedot
6. Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisina. Enter Espoo Oy voi kuitenkin luovuttaa tietoja lainsäädännön sallimin tavoin muun muassa niissä tapauksissa, joissa katsotaan, että kolmannella osapuolella on tarjota yrityksille/organisaatiolle erityistä tietoa tai etua.
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille myös Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.
Tietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Tietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään niin kauan, kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja asiakkuuden hoitamisen ja markkinointipalvelujen myynnin tarkoituksissa.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä ja mahdollisista muista julkisista lähteistä. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Enter Espoo Oy:llä on sopimus henkilötietojen käsittelemisestä kaikkien tietojärjestelmätarjoajiensa kanssa. Tietojärjestelmät on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.
Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjän edustamat henkilöt ja tietojärjestelmäpalveluiden tekniset henkilöt. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Jos rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, se säilytetään lukitussa tilassa ja ainoastaan rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus.
Rekisterinpitäjän tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.
10. Tietojen tarkastusoikeus (artikla 16)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Omien tietojen tiedonsaantipyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko
- periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai
- kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
Tietopyyntö osoitetaan kohdassa 3 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
11. Oikeus tiedon oikaisemiseen (artikla 16)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemiseksi, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisupyyntö osoitetaan kohdassa 3 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Oikeus perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
13. Muut mahdolliset oikeudet
Pyynnöt osoitetaan kohdassa 3. mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetus art. 17)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 17 momentin 1 edellytyksistä täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole mm. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (tietosuoja-asetus art. 18)
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos jokin 18 artiklan 1 mom. a)-d) kohdan edellytyksistä täyttyy.
Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetus art. 21)
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy.
Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus art. 20)
Rekisteröidyllä on oikeus siirtoon vain silloin, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja jos käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyn oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta käsittelyyn, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Jos tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.